Tout traitement automatisé d’informations nominatives doit être déclaré à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Cela concerne notamment tous les fichiers de paie et gestion du personnel, mais également tous les fichiers de personnes physiques (clients, fournisseurs, autres…).

Lorsque le système informatisé est géré par un sous-traitant, c’est à l’entreprise utilisatrice et non au sous-traitant qu’il incombe de souscrire la déclaration. Une dérogation est admise pour les cabinets d’expertise comptable qui font la paie sur informatique pour leur client. Dans ce cas, c’est le Cabinet qui établit la déclaration pour le compte de ses clients.

A réception de la déclaration, la C.N.I.L. retourne un récépissé de dépôt à l’entreprise.

Le défaut de déclaration est passible de lourdes sanctions pénales.

Chaque salarié peut, à tout moment, consulter les informations le concernant et demander que soient modifiées celles qui sont incomplètes, inexactes, périmées ou que soient retirées celles dont la conservation est interdite (opinion politique, religion, etc…)

Le Comité d’Entreprise doit être informé de tous les traitements informatisés liés au personnel avant leur introduction dans l’entreprise.

Adresse de la CNIL : 21, rue Saint Guillaume 75007 PARIS

Tél : 01-53-73-22-22