LES LOGICIELS
Le traitement comptable des logiciels est précisé
par le PCG et l’avis CNC n° 31. Ils ne traitent que des logiciels dissociés
(logiciels d’application) et non des logiciels indissociables (système
d’exploitation) qui constituent des immobilisations corporelles car ils font
partie intégrante des matériels auxquels ils sont associés.
1 - LES LOGICIELS ACQUIS
Les logiciels acquis pour la revente
Ce sont généralement des logiciels standard. Ils
sont acquis pour être revendus en l’état. Leur traitement comptable est celui
des marchandises.
Les logiciels acquis pour être utilisés
Ils sont utilisés :
Ils sont enregistrés au débit du compte d’immobilisations
incorporelles 205 « Concessions, …, Logiciels, … ».
Ils sont évalués selon les règles générales
applicables aux immobilisations, c’est à dire en ajoutant au prix convenu les
frais accessoires (frais d’installations par exemple).
Par dérogation, ils sont amortis, en linéaire, à
compter de leur date d’acquisition et non de celle de leur mise en service.
Fiscalement, les logiciels acquis peuvent être
totalement amortis sur 12 mois à compter du premier jour du mois d’acquisition.
Il conviendra alors de comptabiliser un amortissement dérogatoire pour la
quote-part d’amortissement supplémentaire.
2 - LES
LOGICIELS CREES
Les logiciels créés dans le cadre d’une commande spécifique
Selon l’avis du CNC, les dépenses engendrées par la
création d’un logiciel dans le cadre d’une commande client unique sont portées
dans les comptes de charges au cours de
l’exercice et à la clôture de l’exercice, les travaux non encore facturés, sont
inscrits au compte 34 « En-cours de production de services ».
Les logiciels standard reproduits en série à partir d’un logiciel mère
La fabrication en série implique des dépenses de
reproduction :
·
du logiciel mère sur supports magnétiques,
·
de la documentation destinée à l’utilisateur,
·
des outils
pédagogiques de formation.
Ces dépenses sont portées au cours de l’exercice
dans les comptes de charges et, à la clôture de l’exercice, les logiciels
standard non encore vendus, au débit du compte 355, dans les stocks de produits
finis.
Les logiciels créés pour être utilisés
Ils sont utilisés :
Ils sont inscrits au débit du compte
d’immobilisations incorporelles, compte 205.
Leur valeur d’entrée est le coût de production
conformément à la règle d’évaluation des biens produits par l’entité.
Coût de production des logiciels
Etapes du développement |
Incorporation au coût de production |
|
Phase conceptuelle |
1. Etude préalable |
Exclues |
|
2. Analyse fonctionnelle |
Exclues |
|
|
3. Analyse organique |
Incluses |
|
Phase de production |
4. Programmation |
Incluses |
|
5. Tests et jeux d’essais |
Incluses |
|
|
Phase
de mise à la disposition de l’utilisateur et phase de suivi |
6. Documentation technique |
Incluses |
|
7. Formation de l’utilisateur |
Exclues |
|
|
8. Suivi (maintenance) |
Exclues |
|
Conditions d’inscription à l’actif
Les logiciels sont portés à l’actif dès que le
processus de production a débuté. Le PCG 1999 précise les conditions de cette
inscription en immobilisations. Deux cas sont à distinguer :
Ø
Logiciels à usage commercial
Ce sont les logiciels utilisés pour la production de
biens (logiciel mère servant à produire des logiciels standard) ou pour la
production de services destinés aux clients.
Ils sont inscrits à l’actif si les conditions
suivantes sont simultanément réunies :
v
Le projet est considéré comme ayant de sérieuses
chances de réussite technique et de rentabilité commerciale ;
v
L’entreprise manifeste sa volonté de produire le
logiciel concerné et de s’en servir durablement pour les besoins de sa
clientèle ;
v
L’entreprise identifie les ressources humaines et
techniques qui seront mises en œuvre.
Ø
Logiciels à usage interne
Ils se définissent par leur usage autre que
commercial. En général, ils sont utilisés pour la gestion de l’entreprise. Ils
sont inscrits à l’actif si les conditions suivantes sont simultanément
réunies :
v
Le projet est considéré comme ayant de sérieuses
chances de réussite technique ;
v
L’entité manifeste sa volonté de produire le
logiciel ;
v
L’entité indique la durée d’utilisation minimale
estimée compte tenu de l’évolution prévisible des connaissances
techniques ;
v
L’entité précise l’impact attendu sur le compte de
résultat.
Comptabilisation des frais de création des
logiciels
Si le logiciel n’est pas achevé à la clôture de
l’exercice, il est porté au compte 232 « Immobilisations incorporelles en
cours » par le crédit du compte 72 « Production immobilisée ».
Dès qu’il est achevé, il est porté au compte 205 par
le crédit des comptes 232 et 72 (pour les dépenses supplémentaires).
En cas d’échec définitif du projet, le compte 232
est soldé par le débit du compte 675 « Valeur comptable des éléments
d’actif cédés ».
Comptablement, tant que le logiciel n’est pas
achevé, il ne donne pas lieu à amortissement. Dès qu’il est achevé, il doit
être amorti sur sa durée probable d’utilisation.
Fiscalement, les entreprises peuvent désormais
déduire les dépenses de création de logiciels alors même qu’elle les immobilise
comptablement. Ainsi, si les dépenses de création de logiciel sont
immobilisées, les entreprises ont le choix entre suivre le traitement comptable
(ce qui revient à étaler la déduction fiscale par le biais des dotations aux
amortissements) ou déduire immédiatement les dépenses immobilisées. Une telle
déduction s’opère par la constatation d’un amortissement dérogatoire sur
l’exercice au cours duquel ces dépenses ont été inscrites à l’actif.
Cas particulier des logiciels non achevés à la
clôture de l’exercice : Dans ce cas, l’amortissement dérogatoire sera égal
à la valeur totale des dépenses inscrites à l’actif, dans le compte 232.
Traitement comptable de l’acquisition de nouvelles
versions des logiciels
La dépense constitue alors une charge de maintenance
puisqu’elle a pour but de maintenir le logiciel en état de fonctionner compte
tenu de l’évolution des techniques informatiques ou de l’évolution de son
objet.
Il s’agit ici du cas où le concepteur adresse à son
client une nouvelle version du logiciel qui se substitue à l’ancienne qui
devient alors périmée.
Dans ce cas, il convient de sortir de l’actif
l’ancienne version et d’immobiliser la nouvelle.
Dépenses liées aux sites Internet
S’il
s’agit d’un site de simple présentation de l’entreprise, les frais de création
sont comptabilisés en charges car ces dépenses sont assimilables à des dépenses
de publicité ou de communication.
Par
contre s’il s’agit d’un site « e-business » (commerce électronique),
ils peuvent être comptabilisés en immobilisations. En effet, le site
« e-business » peut-être assimilé à un logiciel à usage interne.