Dans la plupart des petites entreprises, les règles de séparation de fonctions, qui devraient permettre d'assurer un contrôle interne minimal, ne peuvent l'être du fait du nombre limité de postes administratifs. Ainsi, parfois, la même personne effectue la facturation, enregistre les données comptables, les justifie, suit les comptes bancaires, prépare les chèques.

Dans ce cas, des malversations ou erreurs matérielles peuvent n'être découvertes qu'après de nombreux mois, voire quelques années. Pour éviter ces désagréments, et bien qu'il ne s'agisse ici pas d'une assurance sans faille, quelques règles de base de contrôle doivent être appliquées par le chef d'entreprise. Elles doivent être adaptées à son activité et votre Expert-Comptable saura vous conseiller dans leur mise en place.

En voici déjà 7 :

1 - Se faire présenter les états de rapprochement bancaires au moins une fois par mois
Ce qu'il faut faire : contrôle arithmétique des tableaux et rapprochement avec l'extrait bancaire.
Ce qu'il faut regarder : la justification a priori des règlements ou encaissements en décalage, la date d'apurement ou d'antériorité des sommes en attente.

2 - Viser les pièces pour apposer le bon à payer
Dans le parapheur de signature doivent figurer, pour visas :
- chèque ou autre mode de règlement, accompagné du bon de livraison avec bon de commande et facture contrôlée, visée de la personne ayant assuré ce contrôle.

3 - Signer les chèques ou les ordres de virement, viser dans le même temps
- les salaires,
- le total à payer : total net, charges à payer,
- la liste des salariés avec leur fonction précise et leur statut.

4 - S'assurer du suivi hebdomadaire des clients et de la rigueur de la procédure de relance
- éditer des balances par antériorité de solde,
- calculer périodiquement le délai de règlement moyen des clients, à rapprocher des conditions négociées

5 - Se faire présenter périodiquement : tableau de bord, portefeuille de commandes état de la production
Pour réaliser un tableau de bord simple et efficace, notre Cabinet peut vous aider : contactez-nous.

6 - Assurer l'ouverture et la distribution quotidienne du courrier
- Assurer soi-même cette opération, sinon :
- mettre en place une numérotation par arrivée chronologique du courrier sur un cahier,
- consulter périodiquement ce cahier de chrono pour analyser le flux entrant de courrier,
- regarder périodiquement le chrono courrier et fax expédiés, si différentes personnes gèrent les envois.

7 - Analyser les stocks (production, fournitures,...)
Un examen périodique des stocks doit permettre de contrôler :
- l'état et les conditions de conservation,
- le niveau des stocks,
- la rotation des articles.